Vil fjerne tidstyvene

Tove Schei, som er IKT-ansvarlig i Rindal kommune, har registrert at det finnes ulike rutiner for timeregistrering i de ulike avdelingene i kommunen. Noen av rutinene er tungvinte, og kan sannsynligvis utføres på en enklere og mer effektiv måte.

Starter med helse og omsorg

Helse og omsorg er den enheten i kommunen som har flest ansatte, og samtidig mest komplisert timeregistrering. Onsdag var Svein Taknæs fra IKT Orkide med på et møte med representanter fra pleie og omsorg, for å kartlegge rutinene der.

- LEAN handler om å gjøre prosessen bedre. Det innebærer å jobbe smartere, ikke raskere. Det er ikke slik at dere skal jobbe raskere og raskere for hvert år, presiserte han.

- Vi må først danne oss et bilde av dagens situasjon. Vi må vite hvordan dere har det, og hvordan dere jobber.

Avdelingssykepleierne Ingrid Øyen og Ina Terese Edvardsen Næss kunne fortelle at de som jobber i turnus utfører timeregistreringen på en annen måte enn de som har fast kontortid. Rutinene er til dels arbeidskrevende, særlig ved uttak fra normal arbeidstid, som for eksempel ved sykefravær. Når en ansatt varsler om at han eller hun er syk og ikke kommer på jobb så må avdelingslederen først notere dette på et ark, som senere må underskrives av arbeidstakeren, før det registreres i helse og omsorg sine systemer. Så fraktes arket til kommunehuset, hvor det skannes inn før lønnskjøring. En del av prosessen blir nå å se på hvordan dette kan gjøre på en smartere måte, altså både enklere og mer effektivt.

Tror det er mye å hente

Tove Schei påpeker at dette arbeidet er en del av digitaliseringsstrategien i Rindal kommune.

- Jeg har stor tro på at det er mye å hente innenfor timeregistrering. Vi starter med helse, for jeg tror at det er mest krevende, og så tar vi med de andre avdelingene etter hvert. Det er flere forskjellige verktøy som brukes i dag. Vi er opptatt av at hele timeregistreringen blir én prosess, i stedet for mange små prosesser. Da blir det bedre arbeidsflyt, sier hun.

Ber om tilbakemeldinger fra innbyggerne

Tove Schei er også opptatt av at kommunens tjenester skal være brukervennlige for innbyggerne. Hun har fått noen henvendelser om at mange synes at kommunens nye hjemmeside er vanskelig å bruke. Hun vil gjerne ha tilbakemeldinger, og planlegger nå gjennomføre en brukerundersøkelse i samarbeid med Rindal dataklubb. Det vil bli arrangert et møte der alle får mulighet til å komme med tilbakemeldinger og innspill. Dato for dette møte kommer man tilbake til.

Bildet: f.v. Ingrid Øyen, Ina Terese Edvardsen Næss, Svein Taknæs og Tove Schei.