Travle dager for stabsenheten

Vibeke Langli er leder for stabsenheten i Rindal kommune. Opprinnelig ble hun ansatt som økonomikonsulent. Hun jobber fortsatt mye med økonomi, men etter at den nye stabsenheten ble opprettet for ett og et halvt år siden har arbeidet blitt mer variert. Innenfor enheten skal de ansatte overlappe hverandre i stor grad. Blant annet avlaster de hverandre i kundemottaket.

- Vi må kunne litt av alt, og læringskurven har vært bratt. Men arbeidet er variert og interessant, og ingen dager er like, sier Vibeke Langli.

Disse arbeider i stabsenheten: f.v. Vibeke Langli, Tove Merete Schei, Merete Gundersen, Solveig Fosseide, Vigdis Trønsdal og Mali Nerbu Løfald. Inger Bolme, Christopher Brunstad og Bengt Siem var ikke til stede da bildet ble tatt.

Bred kompetanse

Innenfor stabsenheten er det samlet mye kompetanse. Enheten omfatter økonomi, lønn, IKT, arkiv, kundemottak og politisk sekretær. Den nye stillingen som rådgiver for informasjon og beredskap hører også til her.

Tove Schei er ansatt som rådgiver informasjon og beredskap. Hun startet i jobben for en måned siden. Stillingen er ikke nyopprettet, men tittelen er ny. Den erstatter den tidligere stillingen som skolefaglig ansvarlig, der informasjonsansvar også var en del av stillingen. Den nye stillingen som rådgiver informasjon og beredskap inneholder en annen kombinasjon av oppgaver. Ulike oppgaver og ansvarsområder har blitt omrokkert mellom stabsenheten og lederteamet i kommunen. Ansvar for beredskap lå tidligere hos lederteamet.

- Vi er ikke så mange i stabsenheten, men vi drifter alt innad i kommunen, pluss service og kommunikasjon med kommunens innbyggere, forklarer Vibeke Langli. - Det er ganske komplekst. Vi drifter store og tunge driftssystemer her på enheten.

Kommunen har fornyet og oppgradert alle fagsystemene de siste tre åra. Og det har de gjennomført sammen med den daglige drifta. Nå har tida kommet for å begynne å utnytte disse systemene bedre.

Digital post

- Den forandringen vi merker mest er digitaliseringen, sier Vibeke Langli. - Den ligger i bunnen på alt man gjør. Og det vil folk merke mer og mer. Vi bygger opp alle digitale skjema her på huset. Folk skal etter hvert kunne finne alle skjemaene våre på nettsida. Det er allerede mye brukt.

Kommunen sender digitale brev ut. Brevene kommer til digipost , eboks eller evt. til Altinn, og folk får sms eller epost om at de har mottatt et brev. Om brevet ikke åpnes på Altinn innen to døgn printes det ut og sendes i posten. Dette systemet er det Staten som har lagt opp til, og kommunen er pålagt å følge det.

Vibeke Langli forteller at det står en del om dette under fanen Digital postkasse på kommunens nettsider. Hun oppfordrer folk til å lese dette.

- Vi føler at vi ligger godt an med digitaliseringen, men det har vært mye arbeid. Og det arbeidet gjorde vi selv, det har jeg lyst stil å presisere, smiler hun. - Vi var faktisk pilot på SvarUt.

Kommunen får nå nesten alle faktura fra leverandører tilsendt digitalt. Fra årsskiftet gikk de også over til fullelektronisk arkiv.

- Vi fikk bra score på Forbrukerrådets test sist. Jeg tror at vi var nr 6 i fylket, sier Vibeke Langli. - Vi er veldig fornøyd med det, men det skal ikke bli en hvilepute for oss.

Mobil bedrift

Denne uka har kommunen gått over til mobil bedrift. Nå brukes bare mobiltelefoner. Kommunen har beholdt tre av de gamle telefonnumrene; hovednummeret, nummeret til legekontoret og nummeret til skolen. Ellers har alle fått nye mobilnummer. I en periode blir man viderekoblet fra det gamle nummeret, men etterhvert vil man få beskjed om å ringe nytt nummer.

Vibeke Langli forklarer at dette er en tilpasning til dagens teknologi. Telefonsystemet måtte uansett oppgraderes.

Det kommer snart informasjon om de nye mobilnumrene på kommunenes nettsider.

Kommunen på facebook

Mandag 27. juni kl 12 lanseres Rindal kommunes facebookside. Det blir en ny informasjonskanal, kanskje med litt andre vinklinger enn på nettsiden. Kommunens portalside/nettside skal oppgraderes etter hvert, og kanskje kommer det en kommuneapp også.

I forrige uke var det inovasjonscamp på Rindal skole. En av oppgavene der dreide seg om informasjon fra kommunen, og hvordan nå ut til barn og unge. Flere av ideene som kom fram der var gode, og noen av dem var ganske like de planene som allerede ligger der, bl.a. for oppgradering av nettsiden.
 

Forenkle, fornye og forbedre

- Vi skal forenkle, fornye og forbedre oss i alt vi gjør, sier Vibeke Langli. - Vi ser at det er viktig. Ting skjer så fort. Og det er viktig å ha en plan med alt vi gjør. Jeg synes at vi har god gjennomføringsevne. Vi får ting gjort, selv om vi er en liten kommune. Vi er sårbare når vi er så få, men jeg synes at vi er dyktige. Staben er på hugget og har lyst til å være med på det som skjer. Vi har korte beslutingsveier.
 

Vibeke Langli og Tove Schei, som er nyansatt rådgiver i Rindal kommune.
 

Ny rådgiver informasjon og beredskap

Tove Schei begynte i ny jobb som rådgiver informasjon og beredskap for nøyaktig en måned siden. I løpet av den måneden har hun hatt to uker ferie, så hun er fortsatt veldig fersk i jobben. Informasjon har hun mye kompetanse på, mens beredskap er et nytt felt som hun må sette seg inn i. Hun skal koordinere beredskapen. Nå skal hun ihvertfall komme skikkelig i gang med jobben før ferietida starter.

- Digitalisering innad i kommunene er veldig spennende område, faktisk mer interessant enn jeg trodde før jeg begynte, sier hun. - Tidligere var "data" mest maskiner og kabler. Det har forandret seg mye. Nå jobber vi hovedsaklig med informasjon.

Rindal kommune er med i IKT Orkide, og følger i stor grad deres opplegg for digitalisering. Elektronisk/digital signatur kommer nok også etter hvert. Kommunens nettside skal bli mer tjenestebasert, og Tove Schei er glad for innspill fra brukerne.

- Det er mye som skjer framover også, og Rindal kommune er absolutt opptatt av dette. Det er bra! sier hun.

Tove Schei har arbeidet med informasjon i veldig mange år, og ser ikke minst at god opplæring til brukerne er veldig viktig. Hun synes at hun har blitt veldig godt mottatt hos Rindal kommune.

- Jeg har trivdes veldig godt i denne jobben fra dag én. Det er veldig bra arbeidsmiljø her, og en veldig grei sjef som er opptatt av digitalisering. Og jeg nyter kjøreturen fra Surnadal hver morgen, når jeg får begynne dagen med litt tankevirksomhet, smiler hun.