Saman om ein betre institusjon

Prosjektleiar i Surnadal kommune, Anne Lise With Wullum, og einingsleiar Ann-Kristin Tørset (Foto: KRD).

Månadens eksempel: Saman om ein betre institusjon

Surnadal kommune er med i det nasjonale utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune, og vinnar av Arbeidsmiljøprisen i Møre og Romsdal for 2013. Korleis har det lokale utviklingsarbeidet fungert i praksis?

I januar i år byrja Ann-Kristin Tørset i jobben som einingsleiar ved Surnadal sjukeheim og Stangvik aldersheim. Institusjonane har 87 plassar, 100 årsverk og 160 faste tilsette. For å gjere seg kjend med den nye organisasjonen, inviterte ho personellet med på ei kartlegging av utfordringar, kompetanse, forbetringspotensial, kvalitetar og styrkar.

– Analysen synte at sjølv om mykje var bra, hadde vi ein del utfordringar, seier Tørset.

Med mange vikarar og problem med å få helgene til å gå opp, korleis skulle dei få alle tilsette til å jobbe mot same mål? Korleis skulle dei klare å heve medvitet av eit godt omdømme kring dei tilsette, eller heve arbeidsgleda og det faglige engasjementet for å gå på jobb?

– Eg tykte fråværet var høgt. Det var stadig behov for å leige inn vikarar. Innstillinga til å gå på jobb var ”eg gjer jo jobben min, men er glad for å få gå heim når dagen er ferdig…”, fortel Tørset.

Tok grep – systematikk og verdiar
Tillitsvalte og leiarteam bestemte seg for å utarbeide mål og visjonar for institusjonane. I fellesskap definerte og nedteikna dei jobbhaldningar i eit verdidokument. Dette skulle bli eit tydeleg bevis for medskaping og medansvar. Verdidokumentet vart utarbeidd på bakgrunn av arbeid gjort i personalmøte, noko som var viktig for at prosessen skulle få ei sterk forankring hjå dei tilsette.

Kvalitetsarbeidet vart organisert i ei kvalitetsgruppe, kor kvalitetsstandardard og god pasientbehandling var i hovudfokus. Dei sette ned ei arbeidsmiljøgruppe til å arbeide med kompetanse, arbeidsmiljø, trivsel og motivasjon. Det vart også utarbeidd eit årshjul der dei viktigaste prosessane på institusjonane vart sett i system. 

– Dette gjaldt ikkje berre kvalitetsutvikling, men økonomiplan, helse, miljø, tryggleik, ROS-analysar, medskaping og høyringsprosessar. Det var viktig å få sett dette i system. Vi kopla også årshjulet opp mot den politiske årsprosessen, fortel Tørset. 

Tatt på fersken
– Då rådmannen, kommunalsjefen, styringsgruppa og prosjektgruppa i Saman om ein betre kommune oppdaga kva vi heldt på med, fekk vi førespurnad om å bli piloteining. Dette takka vi ja til, seier Tørset.

Målet for utviklingsarbeidet vart å gje varige endringar på institusjonane med ny driftsideologi. Det betyr kvalitetsutvikling, betre oppgåver og rollefordeling, og framleis aktiv medskaping.

– Målet er at alle skal ha ein betre arbeidskvardag, seier Tørset.

Bevisstgjering og ny driftsideologi
Prosjektgruppa inviterte til kick-off-seminar i september. Her var hovudtemaet kvalitetssikring i sjukeheim. Gerontopsykolog Lise Næss frå Bergen utfordra dei tilsette på gammal driftsideologi og konsekvensar av institusjonalisering. Foredraget vekka engasjement, og sette faget i fokus.

– Lise Næss fortalde mellom anna at medan det tek tre månader for ein pasient å verte institusjonalisert, tek det berre to for ein tilsett. Ho snakka òg om korleis vår organisering av dagen kan framprovosere problemåtferd hjå pasienten, fortel Tørset.

Forankring hjå dei tilsette
Etter samlinga med Lise Næss skulle alle ha med seg idear til utviklingsarbeidet i tråd med målsetjingane styringsgruppa for institusjonane hadde laga. Dei fekk over 700 idear til kvalitetsforbetring eller betring av arbeidsmiljøet.

– I etterkant har kvar avdeling valt seg eit utviklingsprosjekt. Prosjektperioden varer frå seks veker til tre månader, etterfølgt av ein rapport. For kvar rapport skal det vurderast om tiltaket skal bli ei varig endring eller ikkje.

Samstundes har styringsgruppa laga ein plan som skal rapporterast på og målast.

– Vi fører fortløpande status på alle prosjekt, og får med oss alle små utviklingstrinn som førekjem. Vi har ein milepelsplan og jobbar ut 2015. Då skal eventuelle forbetringar inn i ordinær drift, sier Tørset.

Gevinstrealisering
Med summen av alt arbeidet kommunen gjer, håpar Tørset å både behalde og rekruttere ny arbeidskraft.

– Vi trur vi får igjen for utviklingsarbeidet, både det vesle og det store. Vi opplever auka fokus på det faglege. Ved å involvere dei tilsette i utviklingsprosessen så aktivt som vi gjer, har trivselen og engasjementet blitt høgare. Struktur og systematikk, kombinert med gode verdiar arbeidd fram i fellesskap, gjer at vi no jobbar mot det same målet, avsluttar einingsleiar Ann-Kristin Tørset.

Henta frå: