Mer brukervennlig med digitale skjema

Informerer på Trollheimsporten

Informasjonsrådgiver Tove Schei forteller at kommunene har et ansvar for å oppdatere omgivelsene på endringer og nye muligheter som kommer med det offentlige digitaliseringsarbeidet. Rindal kommune gjør dette bl.a. gjennom denne serien om digitalisering på Trollheimporten.

Tidligere i denne serien har vi informert om:

* Digital postkasse
* Elektronisk arkiv og beredskapsvarsling
 

Vigdis Trønsdal anbefaler Tove Schei å søke om scooterløyve via digitalt skjema på kommunens hjemmeside. (Foto: Rindal kommune)
 

Mer brukervennlig og effektivt med digitale skjema

Tove Schei forteller at arbeidet med IKT-plan for Rindal kommune er godt i gang. Det overordnede målet med IKT-planen er digitalisering og mer brukervennlige og effektive tjenester for ansatte, innbyggere og næringsliv. Utviklingen går fort på dette området. Det kommer til å skje veldig mye nytt framover.

De digitale skjemaene lager kommunen selv. De har begynt med det mest brukte skjemaene, og det kommer flere etter hvert. Skjemaene er ganske like, bygget opp på samme måte, slik at man fort blir vant med hvordan de skal fylles ut.

Disse skjemaene er allerede klare i søknadssenteret på kommunens hjemmeside.

Ny hjemmeside på gang

Kommunen har fortsatt mange skjema som ikke er digitalisert enda. Tove Schei forteller at de arbeider kontinuering med dette. En del av de nye digitale skjemaene blir nå utformet, samtidig med at arbeidet med ny hjemmeside også er under utforming. Den nye hjemmesida vil bli mye mer brukervennlig. Den blir i stor grad tjenestebasert. Det vil si at valgene på hjemmesida er inndelt i ulike tjenester. Ved å klikke seg videre vil man finne de skjemaene som er aktuelle for den enkelte tjenesten. Det blir mye enklere å finne fram.

Mange av kommunens digitale skjemaer har allerede vært i bruk lenge. Det gjelder ikke minst jobbsøknader, søknad om barnehageplass eller SFO-plass, søknad om næringsstøtte, kulturmidler osv.
 

Innskriving av førsteklassinger på elektronisk skjema

Årets innskriving av førsteklassinger skal også ordnes med elektroniske skjema. Alle som blir førsteklassinger fra høsten skal ha fått brev om dette. 

Dette er et godt eksempel på hvordan Rindal kommunes skjemaer ser ut. Her var navn, epost og telefonnummer forhåndsutfylt etter innlogging. Da opplysningene ble slettet fikk man fram melding om at disse rubrikkene MÅ fylles ut. Slik hjelp er en av fordelene med elektroniske skjema i forhold til skjema på papir. Man får i stor grad hjelp til å fylle ut skjemaet på riktig måte.

Skjema i saksbehandlingen

Vigdis Trønsdal jobber med sak og arkiv i Rindal kommune. Hun er ansvarlig for mottak av alle digitale skjema. Hun forklarer hvordan dette fungerer.

Når man skal fylle ut et av kommunens digitale skjema logger man inn gjennom ID-porten. Dette er en sikker innlogging, som f.eks. kan gjøres med bankbrikke. Personopplysninger er godt ivaretatt. Man trenger ikke å være redd for at noen ser hva man skriver.

Når skjemaet er ferdig utfylt og sendt går det direkte til kommunens skjemamottak. Her blir det tildelt et saksnummer, og går da direkte videre til rett saksbehandler. Saksbehandleren behandler saken, og sender som oftest også svar elektronisk, til mottakerens digitale postkasse. Hele prosessen blir mer effektiv både for innbygger og saksbehandler.
 

Opplæring er viktig

Tove Schei understreker at det er viktig at alle saksbehandlere og brukere i kommunen får god opplæring og blir flinke til å bruke de nye digitale løsningene. Det er viktig at de ansatte holder seg oppdatert på nye funksjoner. Kommunen har blant annet en egen opplæringsportal, der de bl.a. har lagt ut egne instruksjonsvideoer for ulike prosedyrer som de ansatte må kunne.

- Vi tenker jo også på at vi skal bli mer effektive. God opplæring er alfa og omega, sier Tove Schei.

Neste gang vil Rindal kommune informere om IKT i barnehagen.