Fra møtepapirer til møteportal

Saksdokumenter til politiske møter er tilgjengelig via Rindal kommunes hjemmeside. Under menyvalget "Politikk" finner man kalenderen med oversikt over de ulike møtene. Her kan man klikke seg videre til saksliste og saksdokumenter, når disse er klare.

Her har alle enkel tilgang til den samme informasjonen som politikerne har, bortsett fra saker som er unntatt offentlighet.

Kommunen bruker ACOS møteportal i saksbehandlingen. Her kan politikerne logge seg inn, og få tilgang til all den informasjon de trenger.

Du kan finne fram til saksdokumentene for de ulike politiske møtene via denne møteoversikten på Rindal kommune sin hjemmeside. (Skjermdump - ikke klikkbar)

Slutt på de store papirbunkene

Ordfører Ola T Heggem er glad for at det er slutt på de store bunkene med saksdokumenter som kom i posten. Han tror ingen ønsker seg tilbake dit. Han mener at det var en rett beslutning, og også nødvendig, da det ble bestemt at politikerne skulle over til digitale saksdokumenter. De første par åra ble dokumentene skannet, men etter valget i 2015 fikk kommunestyrerepresentantene tildelt hver sin iPad og innlogging til møteportalen.

Det er en tilvenningssak å lese dokumenter på skjerm i stedet for papir. Det er nok fortsatt slik at enkelte foretrekker å ha omfattende saker på papir, for å få bedre oversikt i lesingen. Men da kan de skrive det ut på papir hjemme.

Nesten alle de samme dokumentene - alt som ikke er unntatt offentlighet - er tilgjengelig for alle på kommunens nettsider. Ordføreren forteller at han ofte klikker seg inn på kommunens hjemmeside via Trollheimsporten når han skal hente fram saksdokumenter. Det er ikke alltid nødvendig å logge seg inn via møteportalen.

Et stort framskritt - men fortsatt forbedringspotensiale

Overgangen til digitale saksdokumenter har ikke vært helt smertefri. Det er fortsatt slik at enkelte sliter litt, og kanskje er det vanskeligst for de eldste representantene.

- Vi har vært litt oppgitt av og til. Enkelte ting kunne gjerne vært annerledes. Jeg vet ikke om det er systemet som er slik, eller om det er måten vi setter opp systemet på som gjør at det blir slik, men jeg mener at systemet kan bli bedre, sier Ola T Heggem.

Det ingen tvil om at digitaliseringen et stort fremskritt, men det er nok forbedringspotensiale i alle ledd, både blant ansatte og politikere, mener ordføreren. Politikerne kan gjerne bli flinkere til å bruke møteportalen, og holde seg oppdatert.

- Jeg vil oppfordre kommunestyrerepresentantene til å bli flinkere til å logge seg inn på sin bruker hos Rindal kommune, og se om det har kommet nye meldinger o.l., sier Ola T .Heggem

Permene kan makuleres

Kommunens arkiv er for lengst fulldigitalisert. Både politikere og saksbehandlere sparer tid når det leter etter informasjon. De kan raskt og enkelt søke seg fram til det de trenger.

- Nå slipper vi å arkivere dokumentene i permer. De fleste av permene i hylla bak meg på kontor er klare for makulering. Det er bare å ta seg tid til det, sier ordføreren.

Ny IKT-plan for Rindal kommune

Kommunens IKT-plan er det styringsdokumentet man forholder seg til på dette området, forklarer Tove Schei. Den nye IKT-planen for Rindal kommune er så å si klar. Den nye IKT-planen gjelder for perioden 2017 - 2020, og den skal snart legges fram for kommunestyret. Hovedfokus i IKT-planen er digitalisering og hvordan hente ut gevinster av dette på alle tjenesteområder i kommunen.

- Digitalisering er ingen kampanje eller noe som går over og er ferdig snart, det er vår nye hverdag med mange nye og spennende muligheter, som skal gi gode tjenester for innbyggerne,  sier Tove Schei.

Rindal kommune jobber også med innføring av et nytt system for e-handel. Dette skal gi mer effektive innkjøpsrutiner.

- Utfordringen når vi tar i bruk nye systemer er å se på hvordan vi kan jobbe enda smartere og mer effektivt, sier Tove Schei.
 

Påminning om eFaktura - faktura for kommunale avgifter kommer i juni

Faktura for kommunale avgifter blir sendt ut i begynnelsen av juni. I den forbindelse oppfordrer Tove Schei nok en gang innbyggerne om å ordne seg med eFaktura. 

Trollheimsporten har skrevet dette om eFaktura tidligere i serien vår om digitalisering Rindal kommune.

- Dette er en enkel og grei måte å betale på. Du slipper å skrive inn kontonummer og KID-kummer, sier Tove Schei. - Det er en vinn-vinn-situasjon. Vi ønsker å legge til rette for en enkel rutine for innbyggerne med betalingen ved at den ferdigutfylte eFakturaen sendes rett til den nettbanken den enkelte innbygger bruker. Kommunen sparer også tid og penger på dette. Det tar gjerne et par minutter å pakke og sende hver enkelt faktura i papirform. Vi sender fortsatt ut veldig mange papirfaktura, og bruker mange timer på den jobben. Så det er klart at jo flere som har eFaktura, jo billigere og mer effektivt blir det for oss.

Du kan ordne en eFaktura-avtale i nettbanken på forhånd, eller du kan vente til fakturaen kommer, og ordne eFaktura-avtalen i forbindelse med betalingen. Om du trenger hjelp med dette så kan du kontakte banken din.